Conditions générales de vente

1. Identité et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») sont proposées par GROUPE PHILODÈME — entreprise individuelle Daphné DERKAOUI, dont l’établissement est situé 6 rue de la Commune de Paris, 54110 Varangéville, immatriculée sous le numéro SIREN 802 432 336 et le numéro SIRET 802 432 336 00039, immatriculée au Registre national des entreprises, ci-après « l’Éditeur ».

Elles régissent la fourniture de la plateforme SaaS PhiloReg et des prestations associées à tout client agissant à des fins professionnelles (« le Client »). Le Client déclare disposer de la capacité et des pouvoirs nécessaires pour engager l’entité désignée au bon de commande.

Les présentes CGV sont communiquées avant la conclusion du contrat. Toute commande implique leur acceptation expresse. Les conditions d’achat du Client ne s’appliquent qu’en cas d’acceptation écrite de l’Éditeur.

2. Définitions

Abonnement : droit d’accès temporaire au Service selon l’offre souscrite. Administrateur Client : Utilisateur habilité à gérer le compte du Client. Données Client : contenus, documents et données introduits ou générés dans le Service pour le compte du Client, notamment les dossiers de ses propres clients. Documentation : notices et informations fonctionnelles mises à disposition. Service : plateforme PhiloReg et fonctionnalités souscrites. Utilisateur : personne physique autorisée par le Client. Dossier de preuve : éléments techniques retraçant un parcours de signature électronique simple.

3. Objet et périmètre du Service

PhiloReg est un outil de structuration, de formalisation, de traçabilité et de conservation du devoir de conseil. Selon l’offre souscrite, il permet notamment : le recueil des exigences et besoins ; la préparation de dossiers Placement, Santé ou Prévoyance TNS ; la détection de certaines incohérences ; la génération d’un document d’entrée en relation et d’un rapport de conseil ; la signature électronique simple, sur place ou à distance ; la conservation d’éléments de preuve ; le suivi d’échéances de réévaluation ; et la consultation de contenus de veille.

Le périmètre exact résulte de l’offre et de la version du Service accessibles au Client. Toute fonctionnalité décrite comme bêta, expérimentale ou figurant sur une feuille de route n’est pas un engagement de livraison, sauf stipulation écrite contraire.

4. Formation du contrat et ordre de priorité

Le contrat est conclu lorsque le Client signe ou accepte électroniquement le devis ou bon de commande, ou lorsqu’il active une offre en ligne après avoir accepté les CGV. En cas de contradiction, les documents prévalent dans l’ordre indiqué au « Mode d’emploi contractuel ».

Les champs saisis en ligne, journaux d’acceptation, courriels de confirmation et copies durables des documents contractuels peuvent être utilisés pour établir la commande et son contenu. Le Client peut télécharger ou demander une copie des CGV applicables à sa commande.

5. Conditions d’accès et déploiement

Le Client fournit des informations exactes et désigne son Administrateur Client. Il configure les mentions de son cabinet, ses catégories ORIAS, garanties, partenaires, coordonnées, modèles, utilisateurs et, le cas échéant, son propre serveur d’envoi de courriels. Il vérifie ces informations avant toute remise de document à un client final.

L’accès nécessite un navigateur récent, une connexion internet et un dispositif compatible. Les coûts de connexion et d’équipement demeurent à la charge du Client. L’Éditeur peut fournir une assistance à la configuration sans se substituer au Client dans la validation réglementaire de ses propres informations.

6. Obligations de l’Éditeur

L’Éditeur s’engage, au titre d’une obligation de moyens, à :

• mettre le Service à disposition conformément à l’offre souscrite ;

• maintenir des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques ;

• corriger les anomalies reproductibles selon leur gravité et les moyens raisonnablement disponibles ;

• fournir le support standard défini à l’article 12 ;

• traiter les Données Client conformément à l’accord de sous-traitance RGPD ;

• préserver la confidentialité des informations auxquelles il accède ;

• informer le Client des évolutions contractuelles dans les conditions prévues à l’article 21.

L’Éditeur ne garantit ni l’absence totale d’erreur, ni un fonctionnement ininterrompu, ni l’adéquation du Service à une organisation ou à un produit d’assurance non décrit dans l’offre.

7. Obligations réglementaires du Client

Le Client demeure seul responsable de son activité réglementée, de la relation avec ses propres clients et de la conformité du conseil effectivement délivré. En particulier, il lui appartient :

• de déterminer les informations à recueillir dans chaque situation et de demander tout complément nécessaire ;

• d’apprécier les exigences et besoins, l’adéquation, le marché cible, les garanties, exclusions, coûts, risques et conflits d’intérêts ;

• de vérifier l’exactitude, l’actualité et la complétude de chaque document avant sa remise ou sa signature ;

• de motiver personnellement la recommandation et de ne pas valider mécaniquement une suggestion, une alerte ou un résultat ;

• de respecter les obligations issues du Code des assurances, de la DDA, des règles LCB-FT, de la gouvernance produit et des positions de son autorité de contrôle ;

• de définir et appliquer les durées de conservation légalement appropriées ;

• d’utiliser un fondement valable pour les données personnelles, notamment les éventuelles données de santé ou autres données particulières ;

• d’informer les personnes concernées et de gérer leurs droits en sa qualité de responsable du traitement ;

• de conserver, hors du Service si nécessaire, toute pièce dont la réglementation ou sa politique de preuve exige un archivage supplémentaire.

PhiloReg ne constitue ni un conseil juridique, fiscal, actuariel ou financier, ni une validation par l’ACPR, l’ORIAS ou un assureur. Les encarts réglementaires et contenus de veille sont informatifs et ne remplacent pas l’analyse du Client.

8. Utilisateurs et sécurité des comptes

Le Client attribue un compte nominatif à chaque Utilisateur, limite les habilitations au besoin d’en connaître, retire sans délai les accès devenus inutiles et veille à la confidentialité des identifiants. Le partage de comptes est interdit. Le Client informe immédiatement l’Éditeur de toute compromission suspectée.

Toute action réalisée depuis un compte est présumée accomplie par son titulaire jusqu’à preuve contraire. Cette présomption ne prive pas le Client de la possibilité de démontrer une anomalie technique ou une compromission.

9. Données Client, propriété et instructions

Le Client conserve ses droits sur les Données Client. Il accorde à l’Éditeur, pour la durée du contrat, les seuls droits techniques nécessaires à l’hébergement, au chiffrement, à la sauvegarde, à l’affichage, à la génération documentaire et à l’exécution du Service.

Le Client garantit qu’il est autorisé à confier ces données à l’Éditeur. L’Éditeur n’acquiert aucun droit de réutilisation commerciale des dossiers clients, ne les utilise pas pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle et ne les exploite pas à des fins de prospection.

10. Prix, facturation et taxes

Les prix, le nombre d’Utilisateurs, les limites d’usage et la périodicité sont précisés au devis, au bon de commande ou sur la page tarifaire acceptée. Les prix sont indiqués hors taxes ; les taxes applicables sont ajoutées selon la réglementation.

Sauf stipulation contraire, l’Abonnement est facturé et payable d’avance. Les prestations ponctuelles sont facturées selon l’échéancier convenu. Aucun dépassement payant ne peut être facturé sans information tarifaire préalable ou acceptation du Client.

L’Éditeur peut réviser le prix au renouvellement, sous réserve d’en informer le Client au moins trente jours avant l’échéance. Le Client qui refuse le nouveau prix peut résilier à l’échéance, sans pénalité.

11. Retard ou défaut de paiement

Toute somme non payée à l’échéance porte, de plein droit et sans rappel, intérêts au taux de refinancement semestriel de la Banque centrale européenne majoré de dix points, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due par facture impayée ; une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs si les frais exposés sont supérieurs.

Après mise en demeure restée sans effet pendant huit jours, l’Éditeur peut suspendre les accès, en tenant compte de la gravité du défaut et après avoir permis au Client d’exporter ses données lorsque cette mesure ne compromet pas la sécurité. La suspension ne vaut pas résiliation et ne dispense pas du paiement des sommes dues.

12. Support, maintenance et disponibilité

Le support standard est accessible à contact@philodeme.fr, les jours ouvrés de 9 h à 17 h, heure de Paris. L’Éditeur accuse réception et traite les demandes selon leur gravité, sans délai garanti sauf offre comportant un SLA spécifique.

Le Service peut être interrompu pour maintenance, sécurité, mise à jour ou événement extérieur. L’Éditeur s’efforce d’annoncer les maintenances programmées ayant un impact significatif et de réduire leur durée. Les interventions urgentes de sécurité peuvent être réalisées sans préavis.

13. Évolutions et dépréciation de fonctionnalités

L’Éditeur peut faire évoluer le Service pour l’améliorer, le sécuriser, l’adapter au droit ou maintenir sa performance. Il évite de supprimer, pendant une période d’engagement ferme, une fonctionnalité essentielle expressément incluse dans l’offre sans solution substantiellement équivalente.

En cas de modification diminuant de manière substantielle l’usage principal souscrit, le Client peut résilier dans les trente jours de l’information et obtenir le remboursement prorata temporis de la période prépayée non utilisée. Les corrections, améliorations, changements d’interface et adaptations légales sans diminution substantielle ne donnent pas droit à résiliation.

14. Signature électronique et preuve

PhiloReg met en œuvre un procédé de signature électronique simple. Il ne fournit pas une signature électronique avancée ou qualifiée et n’agit pas comme prestataire de services de confiance qualifié. Le Client choisit si ce niveau de signature est adapté au document et au risque concerné.

Le Dossier de preuve peut comprendre l’identité déclarée, les horodatages, l’adresse IP, les événements du parcours, la vérification d’un code à usage unique, l’empreinte cryptographique du document et le rendu de la signature. La force probante est appréciée par le juge au regard de l’ensemble des circonstances. La signature ne corrige ni une information inexacte, ni un consentement vicié, ni un défaut de conseil.

Le Client s’interdit de présenter PhiloReg comme fournissant une signature qualifiée ou une garantie absolue d’identité.

15. Propriété intellectuelle

L’Éditeur et ses concédants conservent tous droits sur le Service, son code, ses interfaces, sa Documentation, ses modèles génériques, sa structure, ses règles et ses bases de données. Le contrat accorde au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et limité à ses besoins professionnels internes, pendant la durée de l’Abonnement.

Sauf autorisation légale impérative, le Client ne peut copier, céder, sous-licencier, revendre, mettre à disposition d’un tiers, extraire substantiellement, contourner une mesure technique, tenter d’accéder au code source, réaliser une ingénierie inverse ou utiliser le Service pour développer ou entraîner un produit concurrent. Cette clause ne limite pas les exceptions impératives relatives à l’interopérabilité et à l’utilisation licite d’un logiciel.

Les marques, logos, signatures et contenus propres au Client restent sa propriété. Le Client garantit disposer des droits nécessaires à leur utilisation.

16. Confidentialité

Chaque partie protège les informations non publiques de l’autre avec le même soin que ses propres informations sensibles, et au minimum avec un soin raisonnable. Elle ne les utilise que pour exécuter le contrat et ne les communique qu’aux personnes ayant besoin d’en connaître et soumises à confidentialité.

Ne sont pas confidentielles les informations déjà publiques sans violation, connues licitement, obtenues licitement d’un tiers ou développées indépendamment. Une divulgation imposée par la loi est limitée au strict nécessaire et, si le droit le permet, précédée d’une information de l’autre partie. L’obligation subsiste cinq ans après la fin du contrat ; elle subsiste aussi longtemps que nécessaire pour les secrets d’affaires et données personnelles.

17. Garanties et coopération

Chaque partie garantit qu’elle peut conclure le contrat. Le Client garantit la licéité de ses contenus et instructions. L’Éditeur garantit qu’à sa connaissance le Service, utilisé conformément au contrat, ne porte pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers.

En cas de réclamation d’un tiers fondée sur le Service, l’Éditeur peut obtenir le droit de poursuivre l’utilisation, modifier ou remplacer l’élément concerné, ou résilier la partie affectée avec remboursement prorata temporis. Cette garantie suppose une information rapide, la maîtrise raisonnable de la défense par l’Éditeur et la coopération du Client. Elle ne couvre pas une combinaison, modification ou utilisation non autorisée par le Client.

18. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages directs, certains et prévisibles causés par son manquement. Sauf exclusions ci-dessous, la responsabilité totale cumulée de l’Éditeur au titre d’une période de douze mois est plafonnée au montant hors taxes payé ou payable par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur, avec un plancher de 1 000 euros.

Ne sont pas considérés comme dommages directs indemnisables les pertes de chiffre d’affaires, marge, clientèle, chance commerciale, réputation ou économies attendues, ni les dommages indirects. Les coûts raisonnables et documentés de restauration de données directement causés par un manquement de l’Éditeur ne sont pas réputés indirects.

Le plafond et les exclusions ne s’appliquent pas : aux dommages corporels ; à la fraude ou faute lourde ; à l’atteinte intentionnelle aux droits de propriété intellectuelle d’autrui ; à la violation de la confidentialité ; aux obligations qui ne peuvent légalement être limitées ; ni aux responsabilités résultant du RGPD dans la mesure où une limitation serait inopposable aux personnes concernées ou à l’autorité. Entre les parties, toute contribution à une indemnisation RGPD tient compte de la part de responsabilité effective de chacune.

L’Éditeur n’est pas responsable de la décision de conseil, du produit recommandé, des informations saisies, du paramétrage du cabinet, de l’absence de collecte d’une information que le Client devait ajouter, ni d’un changement réglementaire antérieur à son intégration raisonnable dans le Service. Aucune clause ne prive l’obligation essentielle de l’Éditeur de sa substance.

19. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un empêchement répondant aux critères de l’article 1218 du Code civil. La partie empêchée informe l’autre sans délai et limite les effets de l’événement. Les obligations affectées sont suspendues pendant l’empêchement. Si celui-ci dure plus de trente jours et prive substantiellement le contrat d’objet, chaque partie peut résilier la prestation affectée sans indemnité, sous réserve des sommes déjà dues.

20. Durée, renouvellement et résiliation

La durée initiale et le renouvellement figurent sur le bon de commande. À défaut, l’Abonnement mensuel est sans engagement et résiliable pour la fin de la période en cours ; l’Abonnement annuel est conclu pour douze mois et renouvelé pour des périodes identiques, avec faculté de non-renouvellement jusqu’à trente jours avant l’échéance.

En cas de manquement grave, la partie non défaillante peut résilier après mise en demeure décrivant le manquement et restée sans effet pendant trente jours, ou huit jours pour un impayé. La résiliation peut être immédiate en cas d’usage illicite, d’atteinte à la sécurité, de violation intentionnelle de confidentialité ou d’impossibilité définitive d’exécution.

21. Réversibilité et fin du contrat

Pendant le contrat, le Client peut exporter ses documents et données selon les fonctions disponibles. À la fin, l’accès devient en lecture/export pendant trente jours, sauf risque de sécurité ou interdiction légale. Une assistance ou un format particulier peut faire l’objet d’un devis préalable.

À l’issue de cette période, l’Éditeur supprime les données actives dans un délai maximal de soixante jours, sauf instruction de restitution ou obligation légale. Les copies résiduelles disparaissent selon le cycle documenté des sauvegardes et restent isolées, protégées et non utilisées. L’Éditeur confirme la suppression sur demande.

Le Client organise son export avant l’expiration. Les clauses qui, par nature, doivent survivre continuent de produire effet, notamment confidentialité, propriété intellectuelle, responsabilité, paiement et droit applicable.

22. Modification des CGV

Pour un abonnement en cours, toute modification substantielle est notifiée au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Si elle porte atteinte de manière substantielle aux droits du Client, celui-ci peut résilier avant cette date et obtenir le remboursement prorata temporis de la période prépayée non utilisée. Les adaptations imposées par la loi ou nécessaires pour répondre à une menace urgente peuvent prendre effet plus tôt, avec information motivée.

23. Références commerciales

L’Éditeur ne peut utiliser le nom, le logo ou le témoignage du Client comme référence commerciale sans son accord préalable, distinct et révocable pour l’avenir.

24. Sous-traitance et cession

L’Éditeur peut confier des tâches à des prestataires qualifiés tout en restant responsable de ses obligations. Les sous-traitants traitant des données personnelles sont encadrés conformément à l’accord RGPD.

Le Client ne peut céder le contrat sans accord écrit, sauf transfert universel de patrimoine ou cession de l’activité concernée à une entité solvable qui reprend les obligations. L’Éditeur peut céder le contrat dans les mêmes conditions, après information du Client et sans diminution de ses garanties.

25. Notifications

Les notifications contractuelles sont adressées aux coordonnées du bon de commande et à contact@philodeme.fr. Chaque partie maintient ses coordonnées à jour. Une notification électronique est réputée reçue le jour ouvré suivant son envoi, sauf message d’échec.

26. Droit applicable et règlement des différends

Le contrat est régi par le droit français. Les parties recherchent d’abord une solution amiable pendant trente jours à compter d’une notification détaillée. À défaut, les tribunaux compétents du ressort de Nancy sont seuls compétents, y compris en référé, appel en garantie ou pluralité de défendeurs, sous réserve des règles d’ordre public et uniquement lorsque cette clause est opposable au Client professionnel.

27. Dispositions finales

La nullité d’une clause n’affecte pas les autres. Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation. Le contrat constitue l’accord relatif à son objet. Les titres facilitent la lecture sans modifier l’interprétation. La version française prévaut sur toute traduction.