Conditions générales d'utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes CGU encadrent l’accès et l’utilisation de PhiloReg par chaque Utilisateur. Elles complètent le contrat conclu entre l’Éditeur et le Client. En cas de contradiction sur des conditions commerciales, les CGV et le bon de commande prévalent.

L’Utilisateur accepte les CGU lors de sa première connexion et après toute modification substantielle. S’il n’est pas autorisé par le Client ou refuse les CGU, il ne doit pas utiliser le Service.

2. Accès nominatif et habilitations

Chaque compte est personnel. L’Utilisateur choisit un mot de passe robuste, ne le communique pas, ferme sa session sur un poste partagé et alerte immédiatement son Administrateur Client ou le support en cas de doute. L’Utilisateur ne doit accéder qu’aux dossiers nécessaires à ses fonctions.

L’Administrateur Client gère les droits et répond de leur attribution. L’Éditeur peut bloquer temporairement un compte lorsqu’il existe un indice raisonnable de compromission ou d’usage dangereux, puis informe le Client dès que compatible avec la sécurité.

3. Usages autorisés

Le Service est réservé à l’activité professionnelle du Client et aux finalités de conformité, de conseil, de traçabilité et de preuve prévues par l’offre. L’Utilisateur peut saisir, corriger, générer, faire signer, exporter et consulter les dossiers dans la limite de ses habilitations.

4. Usages interdits

Il est notamment interdit :

• d’accéder ou tenter d’accéder au compte, aux données ou au tenant d’un tiers ;

• de partager des identifiants, neutraliser une protection ou contourner une limite d’usage ;

• d’introduire un code malveillant, tester la sécurité sans autorisation ou perturber le Service ;

• d’effectuer une extraction massive sans rapport avec la réversibilité ou les besoins normaux ;

• de déposer des contenus illicites, trompeurs, discriminatoires ou portant atteinte aux droits de tiers ;

• de détourner les documents, alertes ou références réglementaires pour faire croire à une certification officielle ;

• de présenter la signature proposée comme avancée ou qualifiée ;

• de procéder à une décision automatisée à l’égard d’une personne sur le seul fondement d’un résultat de PhiloReg lorsque la loi exige une intervention humaine ;

• de saisir des données excessives ou sans lien avec le conseil concerné.

5. Qualité des saisies et validation humaine

L’Utilisateur vérifie l’identité de son interlocuteur selon les procédures du Client, explique les questions, consigne fidèlement les réponses et distingue les faits déclarés de son analyse. Il traite chaque alerte de cohérence et apporte une justification réelle ; il ne saisit pas un texte artificiel dans le seul but de débloquer le parcours.

Avant toute finalisation, l’Utilisateur relit le rapport, le DER et les informations du cabinet. La génération automatique ne vaut pas validation du contenu.

6. Données relatives aux clients finaux

L’Utilisateur n’introduit que les données nécessaires et autorisées par le Client. Les zones de texte libre ne doivent pas contenir de diagnostics médicaux détaillés, documents d’identité, numéros de carte bancaire, mots de passe ou données pénales, sauf si une fonction dédiée, une nécessité établie et des garanties appropriées le prévoient expressément.

Toute demande d’une personne concernée reçue par l’Utilisateur est transmise sans délai au référent du Client. PhiloReg ne répond pas à la place du cabinet sur le fond lorsque le cabinet est responsable du traitement.

7. Documents et signature

L’Utilisateur choisit le document exact à soumettre, vérifie qu’il est figé et s’assure que l’adresse utilisée appartient au signataire attendu. Il n’utilise pas la signature simple lorsque la loi, un partenaire ou son analyse de risque impose un niveau supérieur.

L’Utilisateur ne modifie pas ou ne présente pas comme original un document dont l’empreinte ne correspond plus au Dossier de preuve. Toute suspicion de fraude est signalée immédiatement.

8. Disponibilité, maintenance et bêta

L’accès peut être interrompu dans les conditions des CGV. Les fonctions bêta ou expérimentales peuvent évoluer ou être retirées ; elles ne doivent pas être utilisées comme seul moyen d’accomplir une obligation critique sans solution de repli validée par le Client.

9. Assistance et signalement

Les demandes de support décrivent le problème sans transmettre inutilement des données personnelles. En cas d’incident de sécurité présumé, l’Utilisateur contacte contact@philodeme.fr et indique « INCIDENT SÉCURITÉ » dans l’objet, avec l’heure, le compte et les faits observés.

10. Contrôle et journaux

Pour sécuriser le Service, assurer le support et établir les opérations, l’Éditeur journalise les connexions, actions sensibles, accès aux dossiers et étapes de signature selon les finalités et durées exposées dans la politique de confidentialité et l’accord RGPD. Le Client peut utiliser ces journaux dans le respect du droit du travail, du RGPD et de l’information de ses salariés ou collaborateurs.

11. Suspension et suppression d’un compte

L’Éditeur ou l’Administrateur Client peut suspendre un accès en cas de départ, de risque, de violation des CGU ou de demande du Client. Lorsque cela est possible, l’Utilisateur est informé du motif. La suppression du compte n’emporte pas nécessairement suppression immédiate des traces de sécurité ou des dossiers du Client.

12. Propriété intellectuelle et remontées

Les droits sur le Service sont définis dans les CGV. Les suggestions volontairement communiquées peuvent être utilisées pour améliorer PhiloReg sans transfert des données ou contenus métier du Client. Aucune information confidentielle ne doit être incluse dans une suggestion publique.

13. Modification et droit applicable

Les modifications substantielles sont portées à la connaissance des Utilisateurs. Le droit français s’applique. Les différends contractuels sont traités entre l’Éditeur et le Client dans les conditions des CGV.